跨越州界|检查在您所在州以外开展业务的隐藏成本和负债

Nexus 已经发展:为什么您的业务可能面临风险以及为什么它很重要

无论您的企业依赖州外分包商或独立代理,跨州销售产品或服务,还是在您所在州以外雇用人才,各种税收影响都可能影响您的底线。掌握联系和州税务风险有助于保持您的业务合规,并保护您免受在您所在州以外开展业务的隐性成本。

无论您的企业依赖州外分包商或独立代理,跨州销售产品或服务,还是在您所在州以外雇用人才,各种税收影响都可能影响您的底线。掌握联系和州税务风险有助于保持您的业务合规,并保护您免受在您所在州以外开展业务的隐性成本。

在最原始的形式中,联系本质上是您的企业与其他州的联系。这包括您的企业在人员、库存和财产方面的存在,以及您访问的州进行销售、安装或支持。无论您在哪里有关联,您都必须遵守该州的税法,适用于所有州征收的税款,包括销售税和使用税、收入/特许经营税/总收入税、财产税和工资税。这可能包括各种注册和所有适用的合规性(例如提交申报表、征收和汇缴税款以及管理免税文件)。

目前,有两个主要考虑因素对企业主构成威胁,尤其是在主要业务状态之外开展活动的企业:

  1. 几乎所有美国州都修改了他们的联系和税收合规标准,继 2018 年美国最高法院裁决南达科他州诉韦费尔案之后。该判决允许各州强加经济联系规则。这些规则完全根据其在各州的总销售额触发了企业的销售联系,对超过跨州经济联系规则规定的销售/交易门槛的企业施加了更广泛的税收负担。根据这些标准,在州要求他们遵守销售税法规之前,他们在州内拥有“实体存在”不再重要。需要强调的是,物理联系触发因素并未消失,但经济联系因素也变得重要。此外,该案例为“远程卖家”的含义的全新标准打开了大门。这给我们带来了第二个考虑......
  2. 随着“远程卖家”的法律定义的演变,以及 COVID-19 引发的劳动力变化, 由于某种原因,现在比以往任何时候都更多的企业属于多州企业类别.这反过来又使他们容易受到与跨州运营相关的隐藏成本和潜在负债的影响——有时甚至不知道他们现在被视为多州业务运营。

特定的 Nexus 示例

随着企业冒险进入新领域或扩展现有实践,几乎任何事情都可能使您的企业承受州外法规和成本的负担。如果被忽视,未能遵守本国或其他地方的税收义务的企业可能面临巨额罚款和其他后果,甚至包括法律处罚。显然,nexus 的最大变化是为应对 Wayfair 案而增加的经济关系规则。所有州都颁布了具有相似但并非完全相同的阈值的此类法律。佛罗里达州和密苏里州是最后适应的。而且,如上所述,在考虑您所在州以外的联系足迹时,物理存在因素并没有变得不那么重要。随着公司继续允许和鼓励远程员工和从任何地方工作的计划,有必要了解这些州外员工触发了间接/直接州税的实际存在关系。

但是,还有一些其他的关系示例仍然可能影响企业。这些包括:

  • 使用第三方供应商,如亚马逊。 如果您使用第三方组织来销售甚至存储您的库存,则您在其他州有实体存在。这条规则已经存在了几十年,那些使用亚马逊物流 (FBA) 的卖家正在醒来,发现通知表明他们在 10 到 12 年前就已经在意想不到的状态下建立了联系。
  • 利用在线广告为您的企业生成点击推荐。 如果其他州的人点击您放置的在线广告来宣传您的业务,则广告本身就足以证明您的业务在另一个州有实体存在——使您也容易受到该州税法的影响.随着经济规则的出现,一些州正在废除这些“点击”关联规则,因为这些规则是多余的。

潜在负债可能存在于何处以及如何识别它们

检查您的企业的关系足迹可以帮助您了解您的潜在责任,并将帮助您提前解决可能导致您受到处罚的问题。您可能会发现您的企业面临某些负债。了解这一点将使您能够在保持合规性的同时做出明智的决定。知识是防止您的企业面临不必要的费用和责任的第一步,它还可以为您节省大量时间 - 并且省心!

那么,在这个不断增长的联系世界中,您能做些什么来确定您的负债在哪里?

  • 首先向内看,并考虑进行州和地方税 (SALT) 关系和风险评估研究。 您是否真正掌握了您开展业务的所有领域?关联研究可以帮助您评估税务状况的各个方面,并发现潜在的税务风险领域。 Rea 的 SALT 专家定期进行关联和风险评估研究,以帮助识别客户风险。
  • 为与批发商或豁免采购商(即制造商)的任何交易保留良好的豁免证明记录.确定您的客户在其所在州是否可以使用您的产品或服务获得豁免。如果是这样,请保留这些豁免证书的良好记录。许多州对有效证书的构成有严格的要求。
  • 分解您的发票价格以包含与实际应税事物相关的风险 由于许多州对混合交易征税。您应该始终与 SALT 专家讨论这个问题。
  • 确保您的软件可以按州、县等准确计算销售额。 这包括正确采购销售和生成正确的税率以及确定应税和非应税销售。某些类型的企业可能会遇到非常复杂的税收情况,其中销售税软件是唯一的管理方式。
  • 在您的税务风险可能较高的州,请考虑您是否应该继续注册并进行自愿披露。 如果您选择不在与您有关联的州采取行动,请确定您的审计团队是否需要在您的财务报表中添加披露信息,或者您是否需要考虑应计销售税。此外,如果您正在考虑将来出售您的业务,您可能需要尽早解决这些问题。这是任何质量尽职调查过程中的热门话题。
  • 考虑你的员工。 据估计,多达 30% 的远程员工曾经或目前在他们的家庭办公室外工作。如果您的企业聘请了跨州工作的人才,您可能会面临额外的成本和负债。例如,各州一般要求雇主为其工作所在州的雇员购买工伤保险。您的企业要么需要承担额外费用来保护您的州外员工,要么面临与法律不合规相关的处罚,这可能会更加昂贵。
  • 逐个州检查业务实践。 虽然几乎所有美国州都已经采用或计划采用因税收类型而异的企业关联标准,但这些标准并不普遍。检查您具体在哪些州运营,无论其容量如何,并考虑其特定的联系标准如何影响您的业务。

由于要检查周围的关系有很多考虑因素,因此很难确定它们将如何具体影响您的业务。如果您认为您的企业面临风险,或者您担心州外运营的影响,我们的 SALT 团队可以提供帮助。我们不仅可以确定是否存在关联,还可以推荐一种策略,帮助您抵御这些问题并在未来几年保护您的业务。

By: 凯西·拉莫妮卡, Vertex® 认证专家和 Avalara® 认证实施合作伙伴,负责人,SALT
技术与咨询(克利夫兰)